一、文件控制程序

1、目的

对质量、环境、职业健康安全管理体系有关的文件进行控制，确保管理体系运行中的各个场所都能得到有效版本及适用的文件。

2、适用范围

公司质量、环境、职业健康安全管理体系覆盖的所有部门及场所的文件管理。

本程序包括GB/T19001-2000  4.2.3条款；GB/T24001-1996  4.4.5条款；GB/T28001-2001  4.4.5条款。

3、职责

3.1办公室

负责编制和贯彻执行本程序；负责公司文件的审核；上级下发和公司文件的登记、传递、归档工作。

3.2公司相关部门

负责本部门与质量、环境、职业健康安全管理体系有关文件的制定、收集、整理并编制本部门有效文件清单。

4、术语和定义

引用公司《管理手册》中的有关术语和定义

5、工作程序

5.1文件的分类及保管

5.1.1公司编制的文件：

公司《管理手册》、《程序文件》，由发展部管理。

公司制定有关质量、环境、职业健康安全管理等其它文件，由

公司办公室和相关部门保存。

5.1.2总公司（集团）编制文件：制定有关质量、环境、职业

健康安全管理等其它文件，由公司办公室和相关部门保存。

5.1.3其它文件：施工组织设计、施工图纸、设计变更/洽商、设计交底会议纪要以及由分公司/项目部制定的管理文件等，由相关部门、单位保管，按规定归档并列入相关部门、单位的有效文件清单。

5.2文件编写、批准、发布

5.2.1公司《管理手册》、《程序文件》由管理者代表协调，发展部组织编写。公司总经理批准《管理手册》，管理者代表批准《程序文件》。发展部负责编号、登记、发放。

5.2.2公司拟定的技术性文件，由相关部门组织编写，公司总工程师批准。《施工组织设计》由工程项目部编写，总工程师、总经理批准；《质量计划》由工程项目部编写，管理者代表批准。

5.2.3公司拟定的管理性文件，由公司有关部门组织编写，公司主管经理批准。

5.2.4公司与质量、环境、职业健康安全体系有关的文件，由办公室统一进行标识发放，公司各部门/单位做好收文记录。

5.2.5公司相关部门/单位收到管理体系文件后，应妥善保管，不得随便修改。

5.3文件的评审及修改

5.3.1文件在实施过程中发生变化或不适应，应进行评审，文件评审由文件编写部门根据情况进行，并做好记录。

5.3.2程序文件进行修改，由相关部门填写程序文件修改单，经公司管理者代表批准，公司发展部组织采用“划改加盖修改章”或“修改页”的方式进行。

其他文件由原拟稿部门负责修改，报主管领导批准。

5.3.3文件确定更新，由拟稿部门在更新文件版本中注明原文件作废。作废或失效文件，由各部门自行处理，及时修改部门有效文件清单，并通知办公室更改公司有效文件清单。

5.4文件状态的确认：

5.4.1文件状态的确认通过文件清单的形式进行控制。

5.4.2每年12月31日前，公司相关部室、分公司/项目部将有效文件清单（另附软盘）报公司办公室。办公室进行汇总。

5.4.3新成立的项目部依照公司有效文件清单的确认范围，1个月内将文件收集齐备。

5.5文件的标识：

5.5.1公司拟定或转发的与质量、环境、职业健康安全管理体系有关的文件，在文件第一页的右上角加盖“QMS文件”“EMS文件”“OHS文件”章。

5.5.2《质量、环境、职业健康安全管理手册》、《程序文件》，由公司发展部加盖“受控”章。

5.5.3作废文件需保留时，由使用部门加盖“作废留查”章。

5.6文件归档

5.6.1每年6月底前，各部门/单位按公司《档案管理办法》的有关规定，将上年度的文件，分类移交公司档案室。

5.6.2档案室人员按《档案管理办法》对案卷进行整理、立卷。

5.6.3借阅档案执行公司《档案管理办法》。

6、相关文件

6.1公司《公文处理办法》

6.2公司《档案管理办法》

7、记录

7.1有效文件清单

7.2收文登记表

7.3发文登记表

7.4发文审批记录

7.5公文处理记录

7.6借阅档案登记簿（市档案局统一表格）

7.7档案移交（接收）登记簿（市档案局统一表格）。

7.8程序文件修改单