南京恩奇企业培训-KiKo手工坊主营纸花,丝网花,水晶花,十字绣,水晶香皂等培训
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| 信息交流程序 | |||||
| 作者：佚名 教程来源：本站编辑 点击数： 更新时间：2007-05-29 | |||||
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1．目的
为了确保环境管理信息在开发区管委会内外及时、畅通、有效地传输、交流，特制定本程序。
2．适用范围
适用于开发区管委会内部上下级、各部门间以及开发区管委会与相关方（政府机构、社会团体、在区内从事各项活动的所有单位和个人、社会公众等）之间有关环境信息的交流。
3. 编制依据
ISO14001标准“4.4.3信息交流”条款。
4．职责
3.1 ISO14000工作组具体负责开发区管委会环境管理体系运行的信息交流；
3.2各部门负责职责范围内与管委会其它职能部门以及与相关方之间的信息交流。
5. 程序内容
5.1定义
5.1.1内部信息是指部门间的日常联络、指令、常规报表、各种信息通报、各部门间的行文等。具体包括：
A．环境方针；
B．法律法规的执行情况；
C．目标、指标的完成情况及环境管理方案的实施情况；
D．监测与测量结果；
E．内审与外审结果；
F．不符合与纠正结果；
G．管理评审结果；
H．体系运行中的其他信息。
5.1.2外部信息是指各类相关方的信息。相关方包括政府机构、社会团体、在区内从事各项活动的所有单位和个人、社会公众等。外部信息具体包括：
A．法律法规及其他要求；
B．外部的投诉与抱怨；
C．相关方的要求；
D．与环境有关的其他信息。
5.1.3内部信息交流是指开发区管委会环境管理体系运行过程中各层次间以及同层次各部门间的信息交流，交流的信息包括内部信息和外部信息。
5.1.4外部信息交流是指体系内部与相关方之间的信息交流，交流的信息也包括内部信息和外部信息。
5.2 环境信息的交流
5.2.1内部信息交流
5.2.1.1正常情况下，内部信息交流按开发区管委会组织体系进行，由各部门负责人具体负责。各部门之间环境管理信息的交流、联络、答复采用《信息交流记录》或相应记录作为接口。
5.2.1.2开发区管委会环境方针、环境管理手册、程序文件（含修订）等，由ISO14000工作组负责传达到各相关部门，再由各部门传达到各相应岗位；作业指导书（含修订）由各部门自行传达。
5.2.1.3开发区管委会主任、环境管理者代表、ISO14000工作组有关环境管理体系的指示、决定、要求等由ISO14000工作组负责传达。
5.2.1.4各部门间、各环境管理工作岗位间的日常联络、常规报表、其他信息通报等，由各部门或岗位负责人负责传达、交换。
5.2.1.5 ISO14000工作组每季度进行一次关于环境目标指标和环境管理方案实施情况以及运行控制情况的检查，向环境管理者代表汇报检查结果，并通报给相关部门。
5.2.1.6环境管理体系审核以及管理评审等信息的交流，参照《环境管理体系内审程序》和《环境管理手册》中管理的要求进行。
5.2.1.7体系运行中的不符合及其纠正要求、采取的纠正措施、实施结果等信息的交流，参照《不符合、纠正与预防措施控制程序》的要求进行。
5.2.1.8发生紧急情况时，各部门或岗位之间应及时传递信息，并作出紧急情况下的措施。具体要求参见《应急准备与响应程序》。
5.3外部信息交流
5.3.1法律法规及其他要求的获取、识别及传达
法律法规及其他要求的获取、识别及传达方法见《法律与其他要求获取、识别、更新程序》。
5.3.2来自于相关方的信息的接收、处理及答复
5.3.2.1来自于相关方的信息包括相关方对开发区管委会环境管理的要求、期望、抱怨等。
5.3.2.2各部门在各自职责范围内接收来自于相关方的信息。各部门采取定期和不定期的走访、电话、传真、记录相关方的来信来访、投诉、建议或提议等方式，保持与相关方的联系，以获得相关方对开发区管委会的要求、期望和抱怨等信息。接收的信息由信息接收部门记录在《信息交流记录》或相应记录上。
5.3.2.3对于各部门在职责范围内能处理的信息，由各部门直接研究、批复处理意见。
5.3.2.4对于各部门在职责范围内不能处理的信息，由各部门以书面形式传达至相关部门，相关部门应及时对此信息进行研究、批复处理意见；需要时，可会同其他部门协商处理。如发现较大、重大问题，应向环境管理者代表报告；环境管理者代表对接收的报告可直接批复处理意见，或指示召开会议研究决定处理意见。
5.3.2.5对信息的批复处理意见，按内部信息交流要求传达至相关部门。各相关部门按处理意见的要求和相关程序的要求进行落实。
5.3.2.6信息的处理结果或处理方案，由信息处理部门以口头或书面形式答复相关方，并在《信息交流记录》或相应记录上记录。
5.3.3向相关方传达信息
5.3.3.1向相关方传达的信息包括管委会及其各部门对相关方的环境管理要求、负责管委会投资项目建设的部门对承建方在建设过程中的环保要求、管委会环境管理情况等。
5.3.3.2管委会及其各部门在行政管理过程中对相关方提出的环境管理要求，应以书面形式传达给相关方，并作好记录。
5.3.3.3对承建方在项目建设过程中的环保要求，由负责管委会投资项目建设的部门向承建方传达，一般在承包合同中予以明确。
5.3.3.4办公室负责管委会环境管理情况的对外宣传。对外宣传的材料由办公室会同ISO14000工作组及相关部门编写，形式可以是书面、电子媒介、宣传广告等。管委会全体工作人员都可采取不同方式，在各种场合宣传开发区管委会的环境方针。各部门应作好对外宣传的记录。
5.3.4与重要环境因素有关的外部因素必须按5.3.2内容记录、处理并答复。
5.4信息交流的记录及其保管
5.4.1内、外部环境信息交流，当事人都应作好记录。
5.4.2外部环境信息交流的记录，由信息处理部门负责整理、保管。
5.4.3内部环境信息交流的记录，由各有关部门负责整理、保管。
5.4.4有关体系运行环境会议，应作好记录。
6．相关文件
《环境管理体系内审程序》
《不符合、纠正与预防措施控制程序》
《应急准备与响应程序》
《法律与其他要求获取、识别、更新程序》
《首问责任制度》
《信息报送制度》
《督查工作制度》
7．相关记录
《信息交流记录》
《来电、来访受理情况登记表》
《市政府直线电话承办反馈单》 |
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