三、记录控制程序

1、目的

对质量、环境、职业健康安全管理体系所要求的记录予以控制，以提供产品、过程和管理体系符合要求及有效运行的证据。

2、适用范围

适用于证明产品、过程和管理体系符合标准要求及有效运行的记录。

本程序包括：GB/T19001-2000 4.2.4条款；GB/T24001-1996 4.5.3条款；GB/T28001-2001 4.5.3条款。

3、职责

3.1发展部

编制本程序，汇总相关部门的记录清单。

3.2相关部门/单位

负责收集、整理、保管本部门的记录，编制本部门的记录清单。

3.3办公室

负责管理公司归档的记录。

4、术语和定义

引用公司《管理手册》中的有关术语和定义。

5、工作程序

5.1记录的形式

各部门/单位记录的格式根据实际情况自行设计，记录的方式可采用文字、表格、录像、照片、计算机存贮等。

工程项目部/分公司工程质量检验试验记录，采用北京市现行

有效资料管理文件的表格或监理、顾客规定的表格。

5.2记录的标识

各相关部室设计的记录表格应标识出：

⑴记录名称：XX有限公司××记录（表）。

⑵记录类型：质量记为Q，环境记为E，职业健康安全记为O。

⑶记录编号：指××程序第××表。如CX01—表1，其中CX—程序，01—程序序号，表1—该程序中记录表格序号。

5.3记录的填写

5.3.1各种记录应按内容分类，由专人负责填写。记录填写要准确、及时、内容具体、字迹清晰，不空项。如因某种原因不能填写的项目，应在“备注栏”内说明理由。

5.3.2记录不得随意涂改，如因笔误或计算错误确需更改时，应采用划改的方式，并在“备注栏”内签上更改人的姓名及更改日期。

5.4记录的保存、保护

⑴各部门/单位必须将所有记录分类，并依日期顺序整理好，便于存放和检索；

⑵记录应放于安全、适宜的地方，做到防潮、防火、防蛀、防丢失；

⑶记录的保存期限按《记录目录清单》中的要求执行；

⑷对于应归档的记录，按规定交办公室。

5.5记录空白表式的管理

5.5.1各种记录的空白表式由各相关部门设计，发展部汇总，制做光盘，发至管理体系内的各单位/部门。

5.5.2各部门负责填写本部门的“记录清单”，内容包括：记

录名称、编号、形成部门、保存期等，报发展部汇总。

5.6记录的查阅

5.6.1公司内部人员查阅执行公司《档案管理办法》。

5.6.2合同规定时，在商定期内，顾客或其代表可以在评价时，按公司《档案管理办法》的规定查阅。

5.7记录的销毁

保存期满后的记录，各部门/单位填写《记录销毁单》，报管理者代表批准后销毁，档案销毁执行《档案管理办法》。

6、相关文件

6.1《文件控制程序》

6.2公司《档案管理办法》

7、记录

7.1记录清单

7.2记录销毁单